Si nos vamos a un mayor detalle: ¿porque se producen retrasos en los Proyectos, Obligaciones contractuales o deberes normativos que imponen los organismos reguladores (SVS, SBIF, MOP, SEC, Etc.) y que poseen:
- Fechas definidas y acordadas
- Recursos asignados (presupuesto, personas e infraestructura)
- Responsables de entregar y de aprobar
- Fechas de compromisos y de entregas
- Etc.
De acuerdo a lo observado, esta problemática se presenta por la incapacidad de generar e implantar un método de Comunicación Efectiva entre las áreas y actores participantes.
Una herramienta que es usada habitualmente, es una Carta Gantt, pero no resuelve una típica estructura de control. Debido a la rigidez y falta de comunicación efectiva entre los protagonistas de las tareas asignadas.
Comunicación Efectiva vs Cronograma Inicial
La Comunicación Efectiva, - según nuestro entendimiento-, implica, que el tradicional cronograma o Carta Gantt de un proyecto u obligación normativa o contractual,
es sólo una interpretación estática de lo que va a pasar en el proyecto,
pero en ningún caso es la herramienta de la acción dinámica que requerirá el proyecto para su desarrollo y éxito.
La Carta Gantt a lo más, es un esquema referente que señala un bosquejo de planificación y ciertos hitos del proyecto, pero en ningún caso, - de acuerdo a nuestra experiencia -, es el instrumento de gestión real que supere la Comunicación Efectiva impulsada. En efecto, la Carta Gantt sólo sirve cuando finaliza el proyecto, como muestra comparativa de la realidad con la concepción inicial.
Al comparar se verán las brechas y desviaciones de presupuesto, recursos, tiempos, procesos inútiles planificados, casos no observados y también aciertos.
La Carta Gantt no permite hacer gestión de proyectos, si no se pone foco en el cumplimiento de las tareas, (en tiempo, forma y contenido), de las personas que trabajan en un proyecto.
Gestión por Compromisos (Valor de los Compromisos)
Necesitamos hacer un cambio en el método de control del cumplimiento de las tareas. Para esto hemos implementado la metodología basada en el “Valor de los compromisos”.
Es fundamental para el éxito de los controles que los compromisos adquiridos, planes trazados, fechas comprometidas se cumplan y formalicen en una unidad central y visible para todos los usuarios pertinentes en un Plataforma Tecnológica. De no ser así,
el incumplimiento debe tener un costo o sanción.
La definición del valor de las obligaciones adquiridas es una tarea que debe remarcar la gerencia.
Obviamente, si un incumplimiento de compromiso cuenta con justificación apropiada, se registra y se considera como parte de la dinámica del proyecto.
Por tanto, se debe establecer un criterio, para administrar los incumplimientos,
dejando registro en una bitácora individual por usuario y la falta de cumplimiento de los compromisos no debe ser infructuosa, debe tener consecuencias sistemáticas en la organización.
Entonces necesitamos contar con una ayuda (servicio) que permita el control, gestión y avisos de los cumplimientos,
ya sea de los hitos de la Carta Gantt, como de los compromisos de cada área que participa en este plan.
